Форум бухгалтеров Беларуси

Natalli писал(а): 30 сен 2025, 18:26 Добрый день! Девочки, подскажите, покупатель потерял все экземпляры накладной, что теперь делать? Выписать дубликат и взять объяснительную? Как списать утерянную?

Natalli писал(а): 30 сен 2025, 18:26 Добрый день! Девочки, подскажите, покупатель потерял все экземпляры накладной, что теперь делать? Выписать дубликат и взять объяснительную? Как списать утерянную?

Natalia__mtv писал(а): 01 окт 2025, 09:18

Natalli писал(а): 30 сен 2025, 18:26 Добрый день! Девочки, подскажите, покупатель потерял все экземпляры накладной, что теперь делать? Выписать дубликат и взять объяснительную? Как списать утерянную?

Потребовать письменные пояснения работников о потере ТТН (ТН)
Составляется ПУД о порче ТТН (ТН), этот ПУД вместе с приложенными к нему документами храните вместо утерянной накладной
И потом новую накладную выписываете, т.к. нет ни одного. И, возможно, удержание стоимости бланка с виновных лиц, ну или просто испорчен

AZA писал(а): 01 окт 2025, 09:27 Один из контрагентов потерял свой экземпляр

Когда свои экземпляры накладной утеряла передающая либо принимающая сторона, то для такой ситуации законодательством не предусмотрен четкий порядок действий.
Однако следует помнить, что каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена первичным учетным документом (ПУД). Кроме того, организация обязана хранить необходимые для налогообложения документы и представлять их контролирующим органам по их требованию (п. 1 и 2 ст. 10 Закона о бухучете, подп. 1.6 и 1.11 ст. 22 НК, абз. 3 ч. 1 п. 8 Положения N 510).
В данной ситуации можно восстановить утерянные документы. На наш взгляд, сделать это стоит так.
1. Сообщить руководителю организации об обнаружении фактов утраты документов. Это можно сделать посредствам докладной записки (п. 14 Инструкции N 33/77/17, п. 13 Инструкции по БСО N 196, п. 118 Инструкции по делопроизводству N 4).
2. Руководитель организации, по нашему мнению, может:
- затребовать письменное объяснение у работников, ответственных за прием и хранение потерянной накладной. Это нужно для установления причин и обстоятельств, при которых она была утрачена, а также виновных в этом лиц (ч. 1 ст. 199 ТК);
- по аналогии с предыдущей ситуацией создать комиссию по проверке обнаруженных фактов (п. 20 Инструкции N 33/77/17).
3. Для восстановления самого ПУД целесообразно направить контрагенту запрос (например, в форме письма) с просьбой предоставить заверенную копию утерянной накладной. Ведь юрлица могут выдавать копии имеющихся у них документов другим юрлицам или их представителям. При этом в указанном запросе нужно обосновать, что такие копии нужны для решения вопросов, касающихся прав или законных интересов организации (подп. 1.3 Постановления Совмина N 1256).
4. Когда копия накладной получена, стоит проверить наличие всех необходимых реквизитов, чтобы иметь возможность принять ее к учету вместо утерянного оригинала. Итак, копия документа должна воспроизводить все реквизиты самого документа и быть заверенной уполномоченным должностным лицом и печатью контрагента. При этом отметка о заверении включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения (ч. 2, 5, 7 и 8 п. 64 Инструкции по делопроизводству N 4).

На заметку
После 26 февраля 2018 г. отметка о заверении может не содержать печати контрагента, если им принято решение не использовать печать в своей деятельности (подп. 3.11 Декрета N 7).

5. Убедившись, что копия накладной оформлена верно, к ней прикладывают объяснительные и копии других документов, подтверждающих совершение хозяйственной операции (при необходимости), после чего хранят вместо утерянного оригинала (п. 1 ст. 10 Закона о бухучете).

bony173 писал(а): 01 окт 2025, 09:37

Natalli писал(а): 30 сен 2025, 18:26 Добрый день! Девочки, подскажите, покупатель потерял все экземпляры накладной, что теперь делать? Выписать дубликат и взять объяснительную? Как списать утерянную?

По закону все экземпляры накладной не передаются (один всегда остается у грузоотправителя).
В данном случае делайте по ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ, МИНИСТЕРСТВА ФИНАНСОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ И МИНИСТЕРСТВА СВЯЗИ И ИНФОРМАТИЗАЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ от 12 августа 2011 г. N 33/77/17 О ПОРЯДКЕ ПРИОБРЕТЕНИЯ, ИСПОЛЬЗОВАНИЯ, УЧЕТА, ХРАНЕНИЯ, ВОЗВРАТА И УНИЧТОЖЕНИЯ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ С ОПРЕДЕЛЕННОЙ СТЕПЕНЬЮ ЗАЩИТЫ

Malinka писал(а): 28 окт 2025, 14:34 Вопрос все еще актуальный, как нужно учитывать марки, которые были в остатке на 01.07.2025? Что с ними нужно было сделать?